Les référentiels permettent d'ajouter, supprimer, parcourir les contacts et d'ajouter des filtres pour trier les contacts auxquels vous voulez envoyer des infolettres. Nous expliquons plus en détails ce qu'est un filtre dans le guide Création de Filtres.

Cliquez sur l'onglet Référentiels. Vous arrivez sur une page qui contiendra tous vos contacts dans un tableau. Biensûr, si vous n'avez ajouté aucun contacts, le tableau sera vide.

Cependant, avant de commencer à ajouter des contacts, il faut penser à comment vos campagnes d'infolettres vont êtres organisées : est-ce que vous allez faire différentes campagnes selon le type de personne à qui vous allez envoyer des infolettres ? Si c'est le cas, les contacts doivent êtres triés grâce à des attributs. Par exemple, si vous voulez envoyez des infolettres différentes selon la langue que parle le contact, vous allez devoir créer un attribut langue. Cet attribut sera utile lors de l'ajout de contacts et de la création de filtres.

Cliquez sur Attributs sur la gauche. Une page avec le tableau Gestion des attributs apparaît. Ce tableau contient par défaut 4 attributs, ce sont les attributs natifs. Vous pouvez créer des attributs en cliquant sur Ajouter un attribut et remplissez les champs qui s'affichent :

• Nom : nom de l'attribut
• Type : type de l'attribut :
  • text : à choisir si votre attribut est du simple texte
  • email : à choisir si votre attribut est un courriel
  • integer : à choisir si votre champ est un chiffre ou un nombre
  • selector : à choisir si votre attribut peut avoir plusieurs valeurs.
• Alias : inscrivez la même chose que dans Nom

Cliquez sur Enregistrer à gauche. Vous pouvez créer autant d'attributs que vous le souhaitez.

Pour les supprimer, cliquez sur la petite icône dans la dernière colonne. Les attributs natifs ne peuvent pas êtres supprimés.

Une fois vos attributs créés, vous pouvez ajouter des contacts. Vous pouvez les entrer un par un grâce au bouton Ajouter un contact. Vous avez alors une liste de champs à remplir, seuls les 3 premiers sont obligatoires :

• Courriel : adresse courriel du contact
• Nom : nom du contact
• Prénom : prénom du contact

Cliquez sur Sauvegarder le contact à gauche.

La case Désabonné Aux Campagnes n'est pas utile lorsque vous entrez un contact pour la première fois. Elle vous servira lorsque vous aurez lancez des campagnes d'infolettres et que des contacts vous demanderont de les désinscrire car ils n'y arrivent pas eux-mêmes.

La boîte Campagne sur la droite liste toutes les campagnes auxquelles le contact est abonné ou désabonné.
 

Si vous avez beaucoup de contacts vous pouvez les importer dans HPJ CC à partir d'un fichier .csv, .xls ou .xlsx.

Ce fichier doit contenir au moins une colonne contenant les courriels et cette colonne doit avoir un titre. Choisissez ce que vous voulez comme titre mais il doit refléter ce que contient la colonne. Les noms et prénoms sont obligatoires quand on entre un contact manuellement, mais ce n'est pas le cas lorqu'on fait une importation. Si le courriel est invalide, par exemple il manque le caractère @, le .com, il y a un espace après l'adresse courriel, la ligne où il y a cette donnée sera ignorée.Si vous avez des attributs, ils peuvent apparaître dans votre fichier Excel.

Pour importer un fichier, cliquez sur Connecteurs dans la gauche de la fenêtre. Dans Import Excel vous avez la possibilité d'importer un fichier contenant vos contacts. Cliquez sur Upload pour aller chercher votre fichier. Les titres que vous avez entrés dans le fichier apparaissent et vous n'avez plus qu'à les placer aux bons endoits. Si vous vous trompez, cliquez sur l'icône de la poubelle pour l'effacer. Si le contact existe déjà, en cochant la case à droite de la poubelle vous remplacez les anciens attributs par ceux du nouveau fichier.

Cliquez sur Import pour rendre l'importation effective ou Cancel pour l'annuler.

Lorsque l'importation est terminée, une pop-up apparaît avec le nombre de contact créés, mis à jour et ignorés.

Cliquez sur close pour la fermer.

Une fois que vos contacts sont ajoutés, vous pouvez effectuer des rechercheles sur les contacts, les modifier ou les supprimer.

Pour cela, cliquez sur Contacts à gauche. Sur la page vous avez une barre Rechercher et un tableau qui liste tous vos contacts.

Cliquez sur Rechercher. Si vous avez des filtres, sélectionnez celui qui vous intéresse. Les recherches s'effectuent sur le Nom et le Courriel du contact. Si le contact que vous recherchez fait partie de désabonnés, cochez la case Trouvez les Désabonnés. Cliquez sur Rechercher et la liste des résultats apparaîtra dans le tableau en-dessous.

Vous pouvez modifier, supprimer ou désabonné un contact en cliquant sur la petite icône de la dernière colonne du tableau affichant les contacts.